一、这一篇不新增规则

0416 至 0424 已把专有与共有、物业服务合同、物业费、共有收益、维修资金、共同决定、噪声、高空抛物与养犬各写成一篇。这一篇只做一件事：把那些篇里反复出现的材料按给出方排好，方便一年核一次，也方便换物业、卖房或发生争议时一次取齐。

二、先按五格分，不按时间堆

按时间堆成一摞，最容易出现的问题是同一件事的给出方混在一起：证书在登记机构、合同在物业服务人、表决记录在业主委员会、报修回执在物业服务人、事故记录还要加上受理机关。按格分，取的时候才知道该找谁。

三、产权与登记格

0416 用到民法典第二百七十一条、第二百七十四条、第二百七十五条：证书与附图定专有部分范围，道路绿地与车位归属回这三条核。二手房交割时，第二百七十三条第二款的「共有和共同管理的权利一并转让」提醒这一格不能只留钥匙与证，还要把管理规约与共有部分材料一并接过来。

四、合同、缴费与公开格

0417 按第九百三十八条列了合同应有条款与公开承诺，0418 按第九百四十四条核支付、按第九百四十三条索取定期公开内容，0419 按第二百八十二条核共有部分经营与收益。三处材料都来自同一家物业服务人，但用途不同：合同定金额，公开报告核履行，收益账目核归属。

五、表决、维修资金与事故格

0421 按第二百七十八条核参与与同意两道门槛，0420 按办法第二十二、二十三条核列支程序、按第二百八十一条核紧急使用；0423 按第一千二百五十四条留现场与调查材料，并按第九百四十二条第二款把制止、报告与协助处理的记录一并留下，0422 按噪声法第七十条留劝阻调解记录。表决记录、使用方案、报修回执、现场记录按年份各存一版，换物业时不必重新向旧物业讨一遍。

六、三层依据的先后

第一层是法律与部门规章的现行条文：民法典物权编、合同编、侵权责任编，噪声污染防治法、动物防疫法，《住宅专项维修资金管理办法》。第二层是本小区依法订立或制定的合同与管理规约，金额、时段、分摊多在这一层。第三层是属地主管部门、受理机关与出具单位当期公布的口径，具体数额、窗口、材料格式在这一层。上一层的空缺不能由下一层替补，下一层的细化也不能与上一层相抵。

七、一年核一次的三句问法

一是现行合同、管理规约与定期公开内容是不是同一版、有没有更新；二是表决记录、面积人数清册、维修资金使用与公布材料是否齐到上一年；三是报修、噪声劝阻、事故现场材料是否按日期可检索。三句问完，把缺的那一格补齐即可，不必把整夹重抄一遍。0406 至 0415 那组出行凭证、0396 至 0405 那组消费凭证、0386 至 0395 那组租赁合同各归各夹，不与本夹混放。

八、该以哪份为准

各类凭证的法定保存年限、电子件与纸质件的效力认定、属地档案接收要求，本站未核到统一文本。该以哪份为准：权利与义务看本批引用的民法典、噪声污染防治法、动物防疫法与住宅专项维修资金管理办法条文，具体项目看本小区依法订立或制定的合同与管理规约，数额、窗口与材料格式看出具单位当期公布口径。向业主委员会、物业服务人与出具单位问清三句：一是现行合同与管理规约最新版本在哪里可取；二是上一年定期公开内容与表决记录是否齐全；三是各类凭证能否按日期出具检索回执、电子件与纸质件如何对应。

参考资料

1. 《中华人民共和国民法典》第二百七十一条、第二百七十三条至第二百七十五条、第二百八十二条，人民网法治频道刊载全文；本页用产权与登记格、共有部分收益格的回看位置。

1. 《中华人民共和国民法典》第九百三十八条、第九百四十三条、第九百四十四条，最高人民法院公报《中华人民共和国民法典（续）》全文；本页用合同条款、定期公开与支付义务三类材料的并列关系。

1. 《中华人民共和国民法典》第二百七十八条、第二百八十一条，地方人民政府门户刊载节选与人民网法治频道刊载全文；本页用表决清册与维修资金使用方案的归档位置。

1. 《住宅专项维修资金管理办法》第二十二条、第二十三条，中国政府网刊载全文；本页用业主大会成立前后两套列支程序的材料流向，说明给出方不同。

1. 《中华人民共和国民法典》第一千二百五十四条、第九百四十二条，中国人大网释法文与最高人民法院公报全文；本页用事故现场与调查材料、制止报告协助处理记录归入报修与事故格。