一、先想清楚日后会拿它办什么

归档最容易走偏的一步，是按拿到手的日期把纸叠成一摞。真到用的时候，问的却是另一句话：要办居住证住址变更，找哪张；要填年度汇算，找哪张；要主张押金，找哪张。按用途反查，比按时间重抄一遍省事得多。

二、签约与备案两段别混在一个夹

合同那一摞是双方权利义务的底稿：签字原件、交付设施清单、租期起止页。备案那一摞是行政登记的回执：受理材料清单、备案证明、变更延续注销的回执。民法典第七百零六条把合同效力与登记备案分成两层，柜子里也该分成两格——把备案证明当成合同，或把合同当成押金收据，都是把给出方认错了。

三、居住证、租金扣除各留各的回执

居住证那边留新证住址页、交回原证的回执与办证受理凭证；租金扣除那边留合同、付款凭证与年度填报记录。两件事都要用租赁合同，但要的那一行不同：一个看地址与时段，一个看签字人与起租当月。0392 与 0393 各讲过一遍，这里只管它们各自归档。

四、退租那一格最容易缺

签约时纸最多，退租时纸最少，偏偏争议也集中在这里。交接单、表读数、结清凭证三样，事后多半补不回来——拍照能补现场，补不了双方当天签的那个字。交接当天多花十分钟，胜过半年后翻聊天记录。

五、与既有各篇的分工

这一篇不新增规则，只把前面九篇用到的凭证按用途收口：合同怎么立在 0386，备案怎么排在 0387，看房与权属在 0388，维修与扣款在 0389，转租签字人在 0390，产权变动在 0391，住址变更在 0392，扣除填报在 0393，提前退租在 0394。校内住宿、家长短租、不动产署名与职业资格注册各有自己的编号，不并进这一张表。

六、该以哪份为准

各窗口对复印件、电子件与凭证留存年限的具体要求，本站未核到统一规定。该以哪份为准：合同凭证看民法典第七百零四条，备案凭证看部门规章第十六至十九条，住址凭证看居住证办法第九条，扣除备查看暂行办法第十九条与 12366 平台答复。向出租人、原登记备案部门与主管税务机关问清三句：一是交接单与结清凭证能否各留一份原件；二是备案注销回执日后能否查询补领；三是租金扣除备查资料按什么形式留存。

参考资料

1. 《中华人民共和国民法典》第七百零四条、第七百零六条，人民政协网刊载全文；本页用合同内容一般包括的条款与未办登记备案不影响合同效力，把两类凭证分开归位。

1. 《商品房屋租赁管理办法》（住房和城乡建设部令第 6 号）第十五条、第十六条，住房和城乡建设部网站公开全文；本页用四项备案材料与开具备案证明这一联。

1. 《商品房屋租赁管理办法》第十八条、第十九条、第二十条，住房和城乡建设部网站公开全文；本页用备案证明补领、变更延续注销与记载内容四项。

1. 《港澳台居民居住证申领发放办法》（国办发〔2018〕81 号）第九条与居住地住址证明列举，中国政府网公开全文；本页用房屋租赁合同作住址证明与换领交回原证的回执。

1. 《个人所得税专项附加扣除暂行办法》第十九条，经国家税务总局 12366 纳税服务平台第 4 问转引；本页用由签订租赁住房合同的承租人扣除。

1. 国家税务总局 12366 纳税服务平台「住房租金专项附加扣除」第 5 问关于留存住房租赁合同、协议等资料备查；标明为平台答复性质，本页用作归档清单的一格。